Πώς να κατανέμετε τα νέα αιτήματα στους συμβούλους

Ρυθμίστε την κατανομή αιτημάτων στο Estate CRM, ώστε κάθε αίτημα από την ιστοσελίδα, τις σελίδες κοινοποίησης και τις πύλες να φτάνει στον σωστό σύμβουλο.

Οταν κάποιος ρωτά για ένα ακίνητο, το αίτημα πρέπει να φτάσει γρήγορα σε έναν σύμβουλο. Το Estate CRM το κάνει για εσάς: κάθε αίτημα γίνεται επαφή, ανατίθεται σε σύμβουλο και μπαίνει στις εκκρεμότητές του. Εδώ θα δείτε τι γίνεται με ένα αίτημα και πώς ορίζετε τους κανόνες.

Από πού έρχονται τα αιτήματα;

• Από τη φόρμα στη σελίδα κοινοποίησης ενός ακινήτου.
• Από τη δική σας ιστοσελίδα, μέσω του API ιστοσελίδας ή του πρόσθετου WordPress.
• Από πύλες ακινήτων όπως Bazaraki, home.cy, Spitogatos και XE.gr, όταν προωθείτε τα email αιτημάτων τους στη διεύθυνση πυλών σας — δείτε αιτήματα από πύλες με email.

Τι γίνεται με ένα νέο αίτημα;

1. Το Estate CRM αναζητά υπάρχουσα επαφή με το ίδιο email ή τηλέφωνο. Αν βρει, ένα νέο email ή τηλέφωνο από το αίτημα προστίθεται στην επαφή (τα υπάρχοντα παραμένουν πρώτα). Αν δεν βρει, δημιουργεί νέα με κατάσταση Υποψήφιος.
2. Επιλέγει σύμβουλο (δείτε παρακάτω) και του αναθέτει την επαφή.
3. Ο σύμβουλος παίρνει εργασία Απάντηση σε αίτημα με άμεση προθεσμία και το μήνυμα συνημμένο, καθώς και ειδοποίηση στο καμπανάκι και με email — και στο Telegram, με SMS ή στην επιφάνεια εργασίας, αν το έχει επιλέξει (δείτε τις ειδοποιήσεις).

Πώς επιλέγεται ο σύμβουλος;

Με αυτή τη σειρά:

1. Μια επαφή που ήδη υπάρχει μένει στον δικό της σύμβουλο, όσο εκείνος είναι ενεργός.
2. Ενα αίτημα από σύνδεσμο κοινοποίησης που έστειλε ένας σύμβουλος πηγαίνει σε εκείνον.
3. Οι κανόνες σας, από πάνω προς τα κάτω — αποφασίζει ο πρώτος που ταιριάζει.
4. Αν δεν ταιριάζει κανένας κανόνας, η ρύθμιση Αλλιώς: Ο σύμβουλος του ακινήτου, αλλιώς με τη σειρά ή Πάντα με τη σειρά.

«Με τη σειρά» σημαίνει ότι το επόμενο αίτημα πηγαίνει στον σύμβουλο που έχει τον περισσότερο καιρό να πάρει αίτημα.

Πώς ορίζω κανόνες κατανομής;

Χρειάζεται να είστε ιδιοκτήτης ή διευθυντής.

1. Ανοίξτε τα Αιτήματα στο πλαϊνό μενού.
2. Στην Κατανομή αιτημάτων πατήστε Προσθήκη κανόνα.
3. Ορίστε όποια χρειάζεστε από Πηγή πελάτη, Πώληση ή ενοικίαση και Γλώσσα του μηνύματος — π.χ. ελληνόφωνα αιτήματα για ενοικιάσεις — και αφήστε τα υπόλοιπα Οποιαδήποτε. Η γλώσσα αναγνωρίζεται από το μήνυμα: Ελληνικά, Ρωσικά ή Αγγλικά και άλλα λατινικά.
4. Στο Πηγαίνει σε επιλέξτε έναν ή περισσότερους συμβούλους. Οι σύμβουλοι ενός κανόνα παίρνουν αιτήματα με τη σειρά.
5. Επιλέξτε τη ρύθμιση Αλλιώς και ποιοι παίρνουν με τη σειρά (αν δεν επιλέξετε κανέναν, όλοι οι ιδιοκτήτες, διευθυντές και σύμβουλοι) και πατήστε Αποθήκευση.

Πόσο γρήγορα απαντά η ομάδα μου;

Στις Αναφορές υπάρχει η ενότητα Χρόνοι απάντησης: ο Διάμεσος χρόνος, το ποσοστό με Απάντηση μέσα σε 1 ώρα και πόσα αιτήματα είναι Σε αναμονή, ανά σύμβουλο και ανά πηγή. Ως απάντηση μετράει η πρώτη κλήση, μήνυμα ή συνάντηση, καθώς και το κλείσιμο της εργασίας Απάντηση σε αίτημα.